RECHTLICHE HINTERGRÜNDE

Dienstreisen mit deinem eigenen Fahrzeug sind eine teure Angelegenheit. Nun stellt sich die Frage: Was bekommst du von deinem Chef erstattet?

An dieser Stelle müssen wir zwei Fragen unterscheiden: Ab wann ist die Erstattung lohnsteuerpflichtig? Und was hast du mit deinem Chef vereinbart?

Steuerrechtlich gibt es eine „klare“ Regelung: Du musst keine Lohnsteuer darauf abführen, wenn du die Pauschale aus dem Bundesreisekostengesetz erhältst oder die tatsächlichen Kosten nachweist. Die Pauschale des Bundesreisekostengesetzes war schon im Jahr 2005 (und zuvor) auf 0,30 EUR pro Kilometer festgelegt worden. Damals kostete der Liter Super im Juli durchschnittlich 1,243/l. Aber auch die Fahrzeugpreise haben sich durchschnittlich seit dieser Zeit um mehr als 50% verteuert.

Dass die Pauschale nicht mehr wirklich zeitgemäß ist, lässt sich daraus sicher erkennen. Daher muss man fragen, wie man die tatsächlichen Kosten lohnsteuerfrei erhält.

Da die Berechnung der tatsächlichen Kosten leider aufwändig ist, versuchen wir dir mit dieser App das Leben zu erleichtern. Üblicherweise musst du die Kosten (einmalig) über ein Jahr erfassen. Eine Neuberechnung ist erst dann erforderlich, wenn sich eine gravierende Änderung ergibt.

Was sind die Kosten?

Dein Fahrzeug hat Anschaffungskosten – und je nachdem, wie du zu dem Auto gekommen bist, kannst du entsprechende Kosten anrechnen. Dabei gibt es allerdings gewisse Vorschriften, die man beachten muss: Bei Neuwagen geht das Finanzamt bis auf Ausnahmen von einer 6-jährigen Nutzung aus. Bei Gebrauchtwagen kann man schätzen. In der ersten Abfrage werden diese Dinge entsprechend abgefragt.

Darüber hinaus hat man jährliche Fixkosten: von der KfZ-Steuer über KfZ-Versicherungen bis hin zu Automobilclubs u.ä. Ausgaben.

Zu guter letzt dürfen jedoch auch die variablen Kosten, die vollständig zu erfassen sind, nicht vergessen werden. Hierzu zählen Besuche in der Werkstatt, Reifen, Motoröl und Tank-Kosten.

Was erwartet das Finanzamt?

Das Finanzamt erwartet, dass du die Ermittlung vollständig durchführst und nachweisen kannst.

Was macht die App? Gerade das: Wir erfassen zunächst die Anschaffungskosten und die Fixkosten – und dann jeden einzelnen kleinen Beleg zu deinen variablen Kosten: scanne und hinterlege deine Belege einfach und unkompliziert in der App.

Da zu Beginn noch keine konkreten Werte vorliegen, führt die App anfangs einige Schätzrechnungen durch, um eine Prognose der tatsächlichen Kosten zu liefern. Je mehr Belege und Quittungen du also über das Jahr einspeist, desto genauer wird die Prognose. Natürlich ist Vieles davon abhängig, wie viele Kilometer du tatsächlich fährst.

Zum Schluss wird dann gerechnet: im großen Bericht kannst du alles inklusive Quittungen einsehen und ausdrucken – als Fahrplan für deinen Chef sowie für das Finanzamt.

Und was muss dein Chef, der Arbeitgeber zahlen?

Nun, das ist eine ganz spannende Frage:

Der Grundsatz lautet: Wenn jemand für einen Dritten (also du für deinen Chef) Aufwendungen / Kosten hat, muss der Dritte nach § 670 BGB die tatsächlichen Kosten tragen.

Der Grundsatz könnte durch etwas anderes durchbrochen sein, beispielsweise deinen Arbeitsvertrag oder einen Tarifvertrag. Lass dir doch einfach mal von deinem Chef zeigen, wo du die 0,30 EUR unterschrieben hast – wenn er meint, es gäbe nicht mehr, muss er das beweisen können. Und die Frage, ob ein kryptischer Hinweis in einem versteckten Paragrafen dazu genügt? Also darüber kann man diskutieren, aber letztendlich muss man sich nicht unbedingt bei Gericht deswegen treffen.

So als Tipp: Wenn deine Schätzung weit über die 0,30 EUR hinausgeht, kannst du deinem Chef die als Vorschuss geschätzten Kosten in Rechnung stellen und diese zum Ende des Jahres endgültig abrechnen.

Und ein Risiko muss Dir auch bekannt sein: Wenn Du mit Deinem Chef etwas vereinbarst, bitte die Klausel einbauen: „Tatsächliche Aufwendungen, zumindest allerdings die Pauschale nach Bundesreisekostengesetz“.